Opdracht

Je draagt zorg dat er binnen de IPM-teams van de projecten en meer specifiek de projectmanager "in control" blijft en het overzicht behoudt door onder andere Informatiemanagement. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het voorbereiden van bestuurlijke nota's en besluiten, het opstellen en in besluitvormingsproces brengen van de reactienota's, bewaakt daarbij de termijnen en besluiten binnen de projectinkoop. Daarnaast ondersteun je de projectteamleden bij het opstellen van inhoudelijke plannen en presentaties en archiveer je nota's en besluiten in eDocs. Hiervoor initieer je - binnen de provinciale kaders - een aanpak die garandeert dat jij en je team op tijd de gevraagde stukken opleveren, bestuurlijke overleggen zijn voorbereid en de deelnemers beschikken over actuele gegevens. Kortom onder jou leiding wordt het team niet verrast. Met het provinciale KMS als leidraad zorg je tevens voor het doorlopen van de benodigde stappen per projectfase en bewaak je de productkwaliteit. Deze opdracht wordt initieel uitgevraagd op basis van 24 uur per week en 24 weken.

Werkzaamheden van de projectsecretaris zijn concreet:

• Voorbereiden en procesbegeleiding terinzagelegging van de planologische stukken;
• Inventariseren van de reacties en deze verwerken in de Reactienota;
• Opstellen presentaties;
• Zorgdragen dat de ambtelijke- en bestuurlijke besluitvormingsproces wordt doorlopen;
• Indien nodig projectsecretaris ondersteunen bij het opstellen van nota's en besluiten;
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen;
• Zorgdragen dat het informatiebeheer op orde is;
• Informatiemanagement en ondersteuning van alle communicatie, afspraken en processen;
• Opzetten, plannen en organiseren van bestuurlijke en externe overleggen;
• Notuleren van bestuurlijke en externe overleggen;
• Inhoudelijke ondersteuning van de projectmanager en projectteamleden;
• Opzetten en begeleiden van inhoudelijke plannen;
• Organiseren van bijeenkomsten met omwonenden en stakeholders;
• Opzetten, bijhouden en bewaken van termijnen van toetsformulieren van stukken die intern of extern getoetst worden;
• Aanspreekpunt voor de projectorganisatie, lijnorganisatie en de provinciale organisatie.

6 maanden | 24 uur per week | 0,67 fte

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Een afgeronde opleiding op HBO bachelor niveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een vergelijkbare rol bij een provinciale, gemeentelijke organisatie of Rijkswaterstaat;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectsecretariaatswerkzaamheden bij ruimtelijke of infrastructurele projecten;
• Minimaal 1 jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar als project- /programmasecretaris in het ruimtelijk of infrastructuur domein;
• Minimaal 4 jaar kennis en werkervaring met het ondersteunen van (programma- / project-) managers.