Als management assistent speel je een ondersteunende rol die van groot belang is voor de organisatie. Je zult geconfronteerd worden met een dynamische werkomgeving waarin jouw vermogen om proactief te handelen en je aanpassingsvermogen dagelijks op de proef worden gesteld. De ideale kandidaat is iemand met een hbo werk- en denkniveau, sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met administratieve processen. Ben jij klaar voor een nieuwe uitdaging bij gemeente Haarlem?

Hoofdtaken:

• Agendabeheer: zorg dragen voor een efficiënte planning en het oplossen van knelpunten voor de afdelingsmanager en teammanagers.
• Communicatie: beheren van de afdelingsmailbox en zorgen voor een gestroomlijnde informatievoorziening.
• Documentbeheer: opstellen en beheren van contracten en inkooporders, en het bewaken van het administratieve proces rondom documentondertekening.
• Financiën: zorgen voor een vlotte afhandeling van facturen en financiële administratie.
• Organisatie: notuleren bij werkoverleggen en bijhouden van de afdelingspagina op intranet, alsook het regelen van personele zaken.

Wij begrijpen dat jij als professional niet alleen zoekt naar een baan, maar naar een plek waar jouw talenten tot bloei kunnen komen en waar je een waardevolle bijdrage levert aan de samenleving. Daarom bieden we je niet alleen uitstekende arbeidsvoorwaarden, maar ook een inspirerende werkomgeving waarin je jezelf kunt zijn en kunt groeien.

• Een bruto uurloon vanaf €19,57
• Tijdelijk contract met uitzicht op vast
• Parttime functie van 24 uur per week
• Volledige vergoeding van OV-kosten voor woon-werkverkeer.
• Reiskostenvergoeding van €0,09 per km vanaf 10 km enkele reis.
• Professionele ontwikkeling in maatschappelijk relevante omgeving

Wij zoeken een daadkrachtige management assistent met een hart voor de publieke zaak.

• HBO-niveau in administratieve richting vereist
• 3-5 jaar ervaring in ondersteunende gemeentelijke rol
• Uitstekende beheersing van Office en bereidheid tot leren
• Proactief, oplossingsgericht en stressbestendig
• Affiniteit met politiek en maatschappelijk relevant werk

De afdeling Project- en Contractmanagement (PCM) bestaat uit de teams Civiele projecten, Ontwikkel projecten, Technisch Management & Advies en Ondersteuning. De teams; Civiel, Ontwikkel en het afdelingsmanagement worden ondersteund door onze managementassistenten. Het succes van de afdeling hangt o.a. Af van een goede organisatie en dienstverlening naar onze in- en externe partners en belanghebbenden. Managementondersteuning is daar een belangrijke factor in.