Ben jij een organisatorisch talent met een grondige kennis van het Ministerie van Buitenlandse Zaken? Vind jij het prettig om te werken in een klein, hecht team dat ondersteuning biedt aan het wereldwijde postennetwerk? Voor de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPN) in Den Haag zoeken wij vanwege een tijdelijke vervanging een doortastende directiesecretaresse bij het Rijk.
Het betreft een tijdelijke rol voor in ieder geval enkele maanden. Ook als je parttime beschikbaar bent, nodigen we je van harte uit om te reageren.
Waar ga je aan de slag?
De HDPN staat midden in de organisatie van Buitenlandse Zaken en bedient diplomatieke posten wereldwijd. Je komt terecht in een betrokken team waar collegialiteit vooropstaat. Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directie en het team efficiënt kunnen werken. Je kijkt vooruit, denkt actief mee en pakt zaken proactief op.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse vervul je een centrale spilfunctie voor de leiding van HDPN en het team.
Jouw takenpakket omvat onder meer:
- Agendabeheer & Dossiervorming: Het beheren en stroomlijnen van de agenda's van de directeur en plaatsvervangend directeur van HDPN, inclusief het tijdig verzamelen en gereedmaken van de benodigde vergaderstukken.
- Informatie- en Postbusbeheer: Het monitoren van de centrale HDPN-postbus en het zorgvuldig uitzetten en opvolgen van inkomende berichten.
- Vergaderondersteuning: Het plannen van diverse bijeenkomsten en overleggen, evenals het opstellen van de agenda en het verzorgen van de verslaglegging voor het periodieke HDPN-stafoverleg.
- Interne Redactie & Communicatie: Het beheren van de interne SWR-pagina, het onderhouden van actuele contactlijsten en het optreden als redacteur voor BZelf en Rijksportaal.
- Organisatorische Ondersteuning: Het ondersteunen bij regionale ondersteuningsscans, het coördineren van de input voor ISB-inspecties en het maandelijkse proces rondom de felicitatietelegrammen voor nationale feestdagen.
- Een salaris van € 19,86 tot € 25,55 bruto per uur;
- Een top salaris in schaal 7;
- Recht op een eindejaarsuitkering;
- Volledige OV-reiskostenvergoeding.
- Werken bij de Rijksoverheid!
- Minimaal mbo4 werk- en denkniveau;
- Je hebt ervaring als managementondersteuner
- Je kunt afspraken coördineren en houdt het team actief bij de les;
- Je bent bereid om tijdelijk voor enkele maanden aan de slag te, tot minimaal eind februari 2027;
- Je bent in staat om mee te denken en te werken in een klein team.
€19,86 - €25,55 per uur