Houd jij van pionieren in een dynamische, internationale setting en weet jij als georganiseerde regelaar een nieuw team op stoom te brengen? Het directoraat-generaal Volkshuisvesting en Bouwen (ministerie van BZK) in Den Haag zoekt een accurate en communicatief sterke Managementassistent. In deze veelzijdige functie ondersteun je de kersverse programmadirecteur, de gezant duurzaam bouwen en een strategisch adviseur binnen een meerjarig programma gericht op Europese en internationale dossiers.
Als managementassistent ben jij het organisatorische fundament van dit nieuwe, op te richten team. Je zorgt voor een vlekkeloze logistieke en administratieve ondersteuning in een omgeving waar nationale en Europese belangen samenkomen.
- Complex Agendabeheer: Je beheert strak de agenda's van de programmadirecteur, de gezant duurzaam bouwen en de strategisch adviseur. Je plant complexe afspraken in, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Organisatie & Facilitair Beheer: Je verzorgt het tijdig reserveren van vergaderruimtes, meldt (internationale) bezoekers aan via de facilitaire systemen en regelt de benodigde voorzieningen bij bijeenkomsten.
- Documenten- & Stukkenstroom: Je bent verantwoordelijk voor het correct versturen, verzamelen en verspreiden van vergaderstukken en dossierinformatie.
- Internationaal & Interne Contacten: Je onderhoudt intensief contact met interne secretariaten (van ministers, DG's, directeuren en afdelingshoofden) en externe secretariaten van andere ministeries, medeoverheden, maatschappelijke stakeholders, de Europese Commissie en vertegenwoordigingen van andere EU-lidstaten.
Waar ga je werken?
Je komt te werken bij DG Volkshuisvesting en Bouwen (V&B), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in Den Haag.
Je landt direct in het nieuwe Programmateam EU & Internationale Dossiers. Dit team is opgericht om zowel proactief als reactief in te spelen op Europese wetgevingsvoorstellen en ontwikkelingen binnen de EU. Mijlpalen voor het team zijn besluitvorming op directieoverstijgende dossiers met als stip op de horizon het Nederlands voorzitterschap van de EU. Omdat het team in de opstartfase zit, is het echt een pioniersomgeving. Het programma heeft een verwachte looptijd van circa 4 jaar.
Wie ben jij?
Jij bent een open, belangstellende en stressbestendige ondersteuner die energie krijgt van een opbouwende werkomgeving, snel kan schakelen en uiterst zorgvuldig werkt.
- Werk- en Denkniveau: Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau.
- Werkervaring: Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring op het gebied van managementondersteuning en ingewikkeld agendabeheer.
- Systeemkennis: Je bent zeer ervaren met MS Outlook en geautomatiseerde systemen voor zalenreservering en bezoekersregistratie (of pakt deze snel op).
- Talenkennis: Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands. Het is een uitdrukkelijke pré als je de Engelse taal goed beheerst in woord en schrift (voor afstemming met internationale partners).
- Eigenschappen: Je bent zorgvuldig, communicatief vaardig, vind het leuk om mee te bouwen aan een nieuw team en schakelt moeiteloos bij veranderende prioriteiten.
- Een salaris van € 19,86 tot € 25,55 bruto per uur;
- Opdracht voor 12 maanden, met optie tot verlenging;
- Baan voor 32 - 36 uur per week;
- Een volledige OV-reiskostenvergoeding;
- Een eindejaarsuitkering van 8,5%;
- Toegang tot de YC University;
- Een waardevolle ervaring binnen de Rijksoverheid.
- Minimaal mbo werk- en denkniveau;
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van managementondersteuning en/of vergelijkbare functie;
- Je hebt aantoonbare kennis van systemen als Outlook en/of vergaderzalenreserveringssysteem en/of systemen om bezoekers aan te melden;
- Je hebt ervaring met agendabeheer;
- Je kan snel schakelen en hebt goede communicatieve vaardigheden;
- Je spreekt vloeiend Nederlands.
€19,86 - €25,55 per uur