Opdrachtomschrijving
We hebben te maken met verschillende informatiesystemen:
- Gemeente brede financiële (management)rapportagesystemen als AFS (in transformatie naar AFIS) en AMI, het Onderwijsloket voor onderwijshuisvesting en DSD (in transformatie naar AMVI) voor de eigen MV-object en project informatie.
- DSD wat al langere periode niet meer wordt ondersteund wordt eindelijk omgezet naar een nieuw informatiesysteem AMVI (Q2 2024) en AFS wordt AFIS (Q4 2024), wat het momentum biedt om gehele informatiehuishouding onder de loep te nemen. AMVI is onze informatiehuishouding van projecten en objecten. AFS is financieel systeem gemeente breed. De verschillende systemen zijn niet allemaal goed aan elkaar gekoppeld waardoor het één keer invoeren principe niet mogelijk is;
- Een deel van de collega's werk nog in eigen separatie Excel overzichten wat kwetsbaar is en rapporteren op totaal ingewikkeld en arbeidsintensief maakt.
De systemen worden niet door iedereen als gebruiksvriendelijk ervaren en het is niet voor iedereen duidelijk wat wordt verwacht en worden hier onvoldoende op aangestuurd. Informatie over uitvoeringsprojecten ligt veelal bij projectleiders buiten MV (PMB/ Vastgoed/ Extern). De informatie vanuit de verschillende systemen moet worden gedeeld met de andere directies, omdat het voor deze directies ook dient als bron van basisinformatie.
Maar we beginnen niet vanaf nul.
- Er is een kernteam MV op orde met een vertegenwoordiging vanuit de verschillende afdelingen;
- Via de BAR rapportage wordt het management 4 x per jaar geïnformeerd over de financiële voortgang op de exploitatie en investeringen. Bar = budget adviesrapportage;
- 4x keer per jaar (waarvan 2x bestuurlijk) worden voortgangsrapportages opgeleverd op de lopende projecten Jeugd Zorg en Basisvoorzieningen en de specials MV.(specials zijn grote projecten);
- In voorbereiding op de komst van AMVI is de gewenste object en projectinformatie inzichtelijk gemaakt.
Werkzaamheden
- Fase 1: Informatielandschap: Breng het informatielandschap in kaart met de verschillende informatiesystemen, koppelingen tussen systemen, informatiebronnen, periodieke rapportages en producten en bijbehorende proces- en werkafspraken. Hierin worden in ieder geval de volgende zaken vastgelegd:
- Welke informatie in welk systeem wordt bijgehouden en hoe de systemen zijn gekoppeld;
- Wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van welke informatie en op welk moment;
- Welke rapportages en producten worden periodiek gegenereerd, door wie en voor wie;
- Wie heeft welke verantwoordelijkheid (taken en rollen) binnen MV en in afstemming met IV.
- Fase 2: PVA implementatie: na vaststellen van het informatielandschap door de directie MV werk je het implementatieproces uit. Werk dit uit met de betrokken collega's en stakeholders zodat er een gedragen werkwijze ligt, dit is een belangrijke randvoorwaarde voor succes in de implementatie;
- Fase 3: Begeleiding invoering: na vaststellen van het procesvoorstel start je als begeleider van de implementatie van bovenstaande afspraken. Opdracht is niet alleen het opleveren van afspraken maar ook begeleiding van de eerste fase van implementatie en borging in de lijn.
De opdracht gaat over de informatiehuishouding gericht op de financiën, project en object informatie zoals beheerd in de verschillende systemen. De opdracht is niet gericht op digitaal werken of afspraken t.a.v. Het opslaan van werkdocumenten of mappenstructuren. De opdracht is niet gericht op het ontwikkelen van nieuwe systemen maar het optimaal inrichten en werken met de bestaande (in ontwikkeling zijnde) informatiesystemen.
7 maanden | 20-24 uur per week | 0,55-0,67 fte
Dutch native or near native
- Een HBO/WO werk- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectleider/procesmanager, bij voorkeur gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente);
- Minimaal 3 jaar ervaring met informatiesystemen en informatiehuishouding;
- Ervaring gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente).
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.