Programmasecretaris

Programmasecretaris Over deze vacature

Ben jij een ervaren Programmasecretaris en ben je voor 36 uur in de week beschikbaar? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De functie

Voor een gemeente in Zuid Holland zijn wij op zoek naar en Programmasecretaris voor 36 uur in de week. Heb jij als Programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Sta jij stevig in je schoenen, ben jij op je best bent wanneer je kunt organiseren en plannen? Ben je een kei in het houden van overzicht en lever je graag een inhoudelijke bijdrage, dan is deze functie wat voor jou!

Als programmasecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van deze gemeente. Je biedt organisatorische en bestuurlijke ondersteuning aan de programmamanager en het programma. Je hebt signalerende, informerende en adviserende taken op verschillende aspecten in het programma en bewaakt de voortgang.

De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

• Vervullen van een belangrijke rol in de ondersteuning van de programmamanager en het programmateam;
• Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaakt deadlines;
• Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
• Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
• Je signaleert risico's tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen;
• Procesbewaking en meeschrijven aan project- en programmaplannen, voortgangsrapportages en andere relevante programma documenten;
• Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
• Je bent sparringpartner van de programma-manager, je bewaakt de voortgang van het programma en adviseert en rapporteert de programmamanager daarover;
• Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project en programma-organisatie;
• Je levert tevens een bijdrage aan de verdere professionalisering van programma- en projectmanagement binnen IPM.

Over het bedrijf

Bij iPM, het intergemeentelijk programma- & projectmanagementbureau van deze gemeente, werken ongeveer 140 enthousiaste professionals. Op deze afdeling werken project- en programmamanagers en -secretarissen aan complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein. Samen zijn ze verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van uitdagende programma's en projecten binnen de gemeente, die diverse disciplines omvatten. Je gaat aan de slag in een dynamisch team van 25 project- en programmasecretarissen. Hoewel je zelfstandig aan projecten en/of programma's werkt, staan we altijd klaar om elkaar te helpen, kennis te delen en ons vak verder te professionaliseren.

Aanbod

Je werkt samen met een team enthousiaste collega's binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Jouw inzet en prestaties worden beloond met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra's.

Hier zijn de arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• 7,55% 13e maand uitkering;
• Reiskostenvergoeding of leaseauto;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
• Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract, ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
• Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;
• Inspirerende masterclasses.

Jouw profiel

Werken in programma's is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het programma te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.

Verder:

• Beschik je over een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur binnen het ruimtelijk en/of publieke domein;
• Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
• Heb je ruime ervaring met verslaglegging;
• Heb je affiniteit met projectmatig werken;
• Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Schrijf je gemakkelijk en kan je de programmamanager hierbij ondersteunen;
• Ervaring binnen een gemeente heeft een pre.

Match deze functie met jouw persoonlijkheid en ambities? Solliciteer dan direct.