Managementassistent(e) Directeur-Generaal

Bureau van de directeur-generaal Rijksvastgoedbedrijf

Het Bureau van de directeur-generaal Rijksvastgoedbedrijf is het stafbureau van en voor de directeur-generaal. Maar we werken evengoed in verschillende rollen voor de gehele organisatie: onder meer als aanjager, meedenker, coördinator, vraagbaak en procesbegeleider. Met ons werk zorgen we ervoor dat de politieke en ambtelijke leiding in staat is om te sturen op de gewenste resultaten. We bieden brede ondersteuning aan de directeur-generaal en de directies van het Rijksvastgoedbedrijf:

• Portefeuillestrategie en Portefeuillemanagement;
• Financiën en Bestuursadvisering;
• Transacties en Projecten;
• Vastgoedbeheer;
• Gebieds- en Vastgoedontwikkeling.

Het team

Je komt terecht in een klein en hecht team dat bestaat uit een bureauhoofd, adviseurs, secretaresses en een Wet open overheid-juristen. Samenwerking en collegialiteit staan in ons team centraal: we verdelen het werk, overleggen regelmatig en springen voor elkaar in als dat nodig is. Eens per week hebben we werkoverleg met het hele bureau. Maar ook tussendoor kunnen we altijd bij elkaar terecht voor vragen en advies.

Opdrachtomschrijving

Managementondersteuner directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk

Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van Directeurgeneraal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele verantwoordelijkheden. Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang en onmisbaar voor het Rijksvastgoedbedrijf en de shared serviceorganisaties:

• Als managementondersteuner ben je een kei in complex agendabeheer;
• Je zorgt ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt;
• Je houdt agenda's bij, organiseert besprekingen en bereidt deze tot in de puntjes voor.

Verder bestaan jouw werkzaamheden uit het:

• Toezien dat de directeur-generaal haar vergaderstukken op tijd krijgt;
• Bewaken van de juiste afhandeling van voorgenomen acties;
• Samenvatten van informatie en hier een overzicht van maken;
• Ondersteunen bij vergaderingen zoals het directieteamoverleg en bijeenkomsten (je zorgt voor een zaal, catering en andere benodigdheden);

Je gaat aan de slag in een bruisende omgeving. Je werkdagen kunnen soms best druk zijn, maar dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk ook niet alleen, je kunt altijd op je collega's rekenen, en zij op jou. Denk aan adviseurs van de directeur-generaal, met wie je in het team van Bureau DG zit. Maar ook directeuren, de secretaris-generaal en minister en hun secretariaten.

6 maanden | 27-36 uur per week | 0,75-1 fte

Eisen:

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• MBO4 diploma in de richting van managementassistent of minimaal 10 jaar ervaring als managementassistent;
• Minimaal 7 jaar werkervaring op het gebied van organisatorische en/of management/project ondersteuning. Hierbij is minimaal sprake van ervaring met MS Windows, Outlook en Word.

Wensen:

• Ervaring met agendabeheer;
• Ervaring met het schakelen tussen de verschillende bestuurslagen binnen en buiten de organisatie;
• Ervaring met ondersteunen bij vergaderingen;
• Ervaring met het samenvatten en overzichtelijk maken van informatie;
• Ervaring met het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Ervaring met politiek/bestuurlijke aspecten;
• Ervaring met Filenet/DigiJust en Digidoc;
• Ervaring als managementassistent op Directieniveau.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.