Administrative coordinator

Administrative Coordinator - Amgen Europe B.V. Samenvatting

Uitdagende tijdelijke functie binnen de farmaceutische industrie

De functie

Voor Amgen in Breda zijn we op zoek naar een tijdelijke Administrative Coordinator. In deze rol ondersteun je het Franchise team en werk je intensief samen met andere Administrative Coordinators.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden:

1.) Congressen/Sponsoring:

• Coördineer met andere Administrative Coordinators om overeenkomsten en PO's op te stellen.
• Coördineer stands met externe leveranciers voor congressen; gebruik roll-up banners voor kleinere evenementen.
• Werk het overzicht en de Outlook-agenda voor het team bij.
• Zorg ervoor dat het personeel goed geïnformeerd is over het congres.

2.) Vergaderingen:

• Regel lokale vergaderingen.
• Zoek en boek vergaderlocaties.
• Organiseer vergaderingen.

3.) SAP:

• Volg SAP-facturen op - toewijzen en goedkeuren.
• Volg betalingen aan leveranciers op.
• Maak PO's aan via het aanvraagformulier.

4.) Leveranciers:

• Maak PO's aan.
• Volg betalingen aan leveranciers op.
• Maak leveranciersprofielen aan als ze nog niet in het systeem staan.

5.) Algemene Administratieve Taken:

• Bestel materialen.
• Verzamel en verdeel de post.
• Screen en stuur e-mails van de contactinbox door.
• Bied ondersteuning aan Franchise Team Leads en teamleden via e-mail of telefoon.
• Neem deel aan teamvergaderingen (live of via Webex).
• Begeleid nieuwe collega's.
• Organiseer jubilea en andere HR-gerelateerde cadeaus (bijv. Bloemen).

Over het bedrijf

Amgen is al meer dan 40 jaar toegewijd aan het ontwikkelen van innovatieve en effectieve biologische geneesmiddelen en biosimilars voor mensen met ernstige ziekten. Met hun geneesmiddelen bereiken zij ruim 10 miljoen patiënten in ongeveer 100 landen wereldwijd.

De vestiging in Nederland, Amgen Europe in Breda, bestaat sinds 1997 en heeft een cruciale rol in het netwerk. Hier worden geneesmiddelen voorzien van etiketten en bijsluiters, verpakt, en gedistribueerd door heel Europa en een aantal landen in andere delen van de wereld.

Aanbod

Je krijgt een overeenkomst met YER en wordt gedetacheerd bij Amgen. De volgende voorwaarden zijn daarbij van toepassing:

• Contract voor 32 uur per week
• Hybride werken. 1 dag op kantoor.
• 25 vakantiedagen en 5 ADV dagen
• Reiskosten of vergoeding OV

Jouw profiel

Vereiste vaardigheden:

• Goede beheersing van MS Office 365.
• Je bent goed met digitale tools en maakt deze snel eigen.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Proactieve houding (niet wachten - aanpakken!).
• Uitstekende probleemoplossende vaardigheden.
• Flexibiliteit.
• Nederlands en Engels sprekend.
• Enthousiast, proactief met een hands-on mentaliteit.

Niet vereist, wel handig:

• Ervaring met Vendor management
• Heb jij ervaring binnen de farmaceutische branche? Dan is dat een grote pre.