Bestuursondersteuner

Opdracht omschrijving

De FUMO (Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing) is de omgevingsdienst van Fryslân. Vanuit het kantoor in Grou werken enthousiaste professionals dagelijks met ambitie en bevlogenheid voor onze deelnemers: de 18 Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân. Wij leveren een bijdrage aan een veilige en schone leefomgeving in Fryslân. We beschermen en bewaken onze leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. Daarbij zoeken we continu naar de balans tussen milieu en economie. De FUMO verzorgt de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhavingstaken op het gebied van milieu, natuur en ruimtelijke ordening. Daarnaast verleent de FUMO specialistisch advies op het gebied van licht, geluid, trillingen, lucht, geur, bodem, energie, externe veiligheid en juridische zaken.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat is verdeeld over de disciplines P&O, Finance & Control, I&A en Archief, Facilitaire Zaken, Secretariaat & Frontoffice, Communicatie en Beleidsondersteuning & Advies. Samen ondersteunen en faciliteren zij het management en de afdelingen binnen de FUMO.

Voor de tijdelijke vervanging van het cluster secretariële ondersteuning, zijn we op zoek naar een nieuwe collega Bestuursondersteuner.

Verantwoordelijkheden

Je gaat het Managementteam- (MT), Dagelijks bestuur- (DB) en Algemeen bestuursvergaderingen organiseren en faciliteren in overleg met de verschillende voorzitters. Daarnaast vallen onderstaande taken onder deze functie:

• Het inhoudelijk en procesmatig sturen op de voorbereiding van het MT, DB en AB-vergaderingen en het in het oog houden van het gewenste niveau van besluitvorming;
• Het ondersteunen en adviseren van de directeur en het bestuur bij relevante vraagstukken en zelf of in coproductie met anderen schrijven van voorstellen m.b.t. Deze onderwerpen;
• Het bewaken van de rolverdeling, overleggen en het bewaken en borgen van de governance;
• Het ondersteunen van het MT door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
• Het verzorgen van de algemene communicatie rondom de besluiten van het MT binnen de organisatie;
• Het onderhouden en signaleren van de acties benoemd in de microplanning;
• Het verzorgen van een correcte archivering en borgen van de publicatie van documenten;
• Het inventariseren van agendapunten voor DB en AB, bewaken van tijdige aanlevering van documenten, mede in relatie tot overeengekomen planning (waaronder P&C-cyclus);
• Het ondersteunen van het DB en AB door het verzorgen van verslaglegging van de vergadering (voorbereiden en verspreiden van de agenda, verslaglegging, bewaken voortgang acties);
• Je hebt een pro-actieve rol binnen het cluster secretariële ondersteuning en jouw kennis en know-how brengt dit cluster op een hoger plan.

5,5 maand | 32-36 uur per week | 0,89-1 fte

Eisen:

• Relevante opleiding op MBO/HBO niveau;
• Minimaal 5 jaar werkervaring als bestuursondersteuner binnen een soortgelijke dynamische omgeving.

Wensen:

• Werkervaring als Bestuursondersteuner binnen overheidsorganisaties;
• Ervaring met het agendabeheer van complexe vergaderingen;
• Gedegen kennis van Microsoft Office en hebt ervaring met het programma iBabs;
• Ervaring met optreden als als vraagbaak voor jouw collega's op het Directiesecretariaat.