Secretaresse

Als secretaresse ben je de onmisbare schakel in de communicatie en organisatie van een stichting gericht op Jeugdzorg en de Wet Zorg en Dwang. Je ondersteunt de bestuurder en draagt bij aan de soepele werking van het management. Jouw rol is veelzijdig en vraagt om een proactieve houding, waarbij je dagelijks het verschil maakt in een dynamische omgeving. De uitdagingen? Efficiënt agendabeheer, effectieve communicatie op diverse niveaus en het coördineren van bijeenkomsten, terwijl je met vertrouwelijke informatie omgaat.

 Verantwoordelijkheden: 

• Functioneren als eerste aanspreekpunt voor het bestuur en het vertegenwoordigen van de organisatie zowel intern als extern;
• Beheren en coördineren van de agenda van de bestuurder, waarbij je prioriteiten stelt en zorgt voor een naadloze planning;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het verzorgen van de benodigde documentatie;
• Notuleren bij vergaderingen en zorgen voor de opvolging van afspraken om de continuïteit te waarborgen;
• Bijdragen aan de ontwikkeling van administratieve processen en zelfstandig afhandelen van correspondentie met diverse stakeholders.

Je houdt ervan proactief bezig te zijn en bent een goed georganiseerde professional. Je behoudt altijd het overzicht en weet moeiteloos prioriteiten te stellen. Tevens kan je integer met vertrouwelijke informatie omgaan en je bent dienstverlenend. Dankzij jouw uitstekende communicatievaardigheden blink je uit in het onderhouden van contacten op verschillende niveaus. Je zou jezelf omschrijven als professioneel, ondernemend, positief en klantvriendelijk.

• MBO 4 secretarieel of vergelijkbaar niveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als secretaresse;
• Kennis bestuurlijke processen en Microsoft 365;
• Uitstekend in agendabeheer en notuleren;
• Professioneel, ondernemend en klantgericht;

Gelegen in het hart van Amsterdam-Zuid, biedt de organisatie, bestaande uit twee stichtingen, een inspirerende werkomgeving waar jouw bijdrage daadwerkelijk impact heeft. Met een missie gericht op het versterken van de stem van kinderen en jongeren binnen de jeugdzorg, en het waarborgen van de rechten van cliënten onder de Wet zorg en dwang, sta je midden in maatschappelijk relevante projecten. De teams werken vanuit diverse regiokantoren en thuis, waardoor flexibiliteit en een goede balans tussen werk en privé mogelijk zijn. De bereikbaarheid van de locatie in Amsterdam is uitstekend, zowel met het openbaar vervoer als per fiets, en draagt bij aan een prettige en toegankelijke werksfeer.

Het team
Je komt te werken in een klein, hecht team van 3-5 personen waar openheid en transparantie hoog in het vaandel staan. De diversiteit binnen het team zorgt voor een rijke uitwisseling van kennis en ervaring, wat bijdraagt aan een leerrijke omgeving. Samenwerking en collegialiteit vormen de basis van de cultuur, waarbij je kunt rekenen op de ondersteuning van ervaren collega’s en de mogelijkheid tot professionele groei door middel van mentorship en toegang tot een breed scala aan online cursussen.

Je houdt ervan proactief bezig te zijn en bent een goed georganiseerde professional. Je behoudt altijd het overzicht en weet moeiteloos prioriteiten te stellen. Tevens kan je integer met vertrouwelijke informatie omgaan en je bent dienstverlenend. Dankzij jouw uitstekende communicatievaardigheden blink je uit in het onderhouden van contacten op verschillende niveaus. Je zou jezelf omschrijven als professioneel, ondernemend, positief en klantvriendelijk.

• MBO 4 secretarieel of vergelijkbaar niveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol als secretaresse;
• Kennis bestuurlijke processen en Microsoft 365;
• Uitstekend in agendabeheer en notuleren;
• Professioneel, ondernemend en klantgericht;