Secretaresse Domein Leefomgeving

Wat ga je doen?

Je gaat aan de slag bij het team TOS als secretaresse binnen het secretariaat van het domein Leefomgeving.

Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega's voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. De volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
• Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider.

Let op: Door de huidige wetgeving rondom de Wet DBA en de aard van de werkzaamheden bieden wij deze opdracht uitsluitend aan op basis van een tijdelijk loondienstverband. Factureren als zzp'er is niet mogelijk, ook niet vanuit je eigen BV. Zzp'ers worden daarom tijdelijk op onze payroll geplaatst.

6 maanden | 32-40 uur per week | 0,8-1 fte

Eisen:

• Afgeronde opleiding op minimaal MBO 4 niveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar met secretariële werkzaamheden binnen de overheid, waaronder op provinciaal niveau.

Wensen:

• Minimaal 4 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar met secretariële werkzaamheden binnen de overheid, waaronder op provinciaal niveau;
• Kennis van MS office applicaties en iBabs.