Managementassistent

Je komt te werken bij de directie Onderwijs en Leerplicht van de Gemeente Amsterdam. Deze directie zet zich in voor kwalitatief goede kinderopvang, (voorschoolse) educatie en onderwijs, en een soepele overgang naar de arbeidsmarkt voor jongeren tot 27 jaar.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Ben jij een organisatorisch talent dat goed kan schakelen tussen verschillende niveaus binnen een organisatie? Krijg je energie van een dynamische werkomgeving en werk je graag samen met collega’s om de directie optimaal te ondersteunen? Dan is deze functie als Managementassistent bij de Gemeente Amsterdam iets voor jou!

Als Managementassistent ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en facilitaire ondersteuning van twee teamleiders binnen de directie Onderwijs. Dankzij jouw planningsvaardigheden zorg je ervoor dat complexe agenda’s efficiënt worden beheerd en dat afspraken vlekkeloos verlopen. Je hebt een scherp omgevingsbewustzijn, waardoor je goed weet wat er speelt binnen de organisatie en proactief inspeelt op de behoeften van zowel management als collega’s.

Jouw rol gaat verder dan alleen ondersteuning; je draagt bij aan een prettige werksfeer en een gestructureerde werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gehoord voelt. Je bent toegankelijk, denkt mee en houdt overzicht, zelfs als de werkdruk oploopt. Dankzij jouw stressbestendigheid weet je ook in hectische situaties de juiste prioriteiten te stellen en blijf je accuraat werken.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

• De dag begint met het doornemen van de mailbox om urgente zaken te signaleren en snel actie te ondernemen.
• Je controleert de agenda’s van de teammanagers, spot mogelijke knelpunten en schakelt direct om problemen te voorkomen.
• Gedurende de dag ben je bezig met het plannen van vergaderingen, boeken van vergaderruimtes en het coördineren van externe afspraken.
• Je verwerkt informatie in verschillende systemen en stelt actie- en besluitenlijsten op na vergaderingen.
• Samen met collega’s zorg je ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund en iedereen efficiënt kan werken.
• Aan het einde van de dag blik je kort terug en zorg je dat alles klaarstaat voor een goed begin van de volgende werkdag.

• Een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4) in een relevante richting, zoals Managementassistent, Secretaresse of Office Management.
• Drie jaar ervaring met complex agendabeheer in Outlook.
• Twee jaar werkervaring met het notuleren van vergaderingen, het opstellen van actie- en besluitenlijsten en het verwerken van informatie in verschillende ITsystemen.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen & organiseren
• Klantgerichtheid
• Samenwerken

• Een parttime baan van 32 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3.052,- en maximaal €4.297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl