Management assistent

Wat je gaat doen Als Executive Assistant / Office Manager ben jij de spil in de ondersteuning van onze topmanagement en verantwoordelijk voor alle kantoor gerelateerde zaken. Je zorgt voor een efficiënte, effectieve en veilige organisatie van onze administratieve processen en neemt daarbij het voortouw in een dynamische, internationale omgeving.

Wat ga je doen?

• Eerste aanspreekpunt: Je bent verantwoordelijk voor het eerste aanspreekpunt voor algemene inkomende communicatie.
• Agenda management: Je beheert proactief de veeleisende agenda’s van onze President en Deputy President. Dit houdt in dat je prioriteiten stelt op basis van belangrijkheid en urgentie, en dat je afspraken en vergaderingen, inclusief internationale VC/telefoongesprekken over meerdere tijdzones, tot in de puntjes regelt.
• Organisatie van bijeenkomsten: Het opzetten en coördineren van meetings, zowel fysiek als via video calls.
• Reis- en vergaderarrangementen: Je regelt vluchten, accommodaties en andere reisbehoeften voor alle bestuursleden.
• Onkostendeclaraties: Je beheert de onkostenadministratie voor de President, Deputy President en andere bestuursleden.
• Leveranciersmanagement: Het opzetten en beheren van nieuwe leveranciers in ons interne systeem.
• Communicatie: Je ondersteunt bij het opstellen en redigeren van e-mails, nieuwsbrieven, presentaties en andere documenten op hoog niveau.
• Event organisatie: Je assisteert bij de planning en uitvoering van zowel interne als externe evenementen.
• Facilitaire ondersteuning: Je bent de vaste contactpersoon voor alle facilitaire zaken, zoals postverwerking, verzending, kantoorbenodigdheden en apparatuur.
• Bedrijfsactiviteiten: Je organiseert en ondersteunt diverse bedrijfsevenementen en -activiteiten.

Wat we je bieden

• Een uitdagende functie binnen een dynamische en internationale organisatie.
• De mogelijkheid om nauw samen te werken met het topmanagement en een belangrijke bijdrage te leveren aan het succes van SEACE.
• Een stimulerende en flexibele werkomgeving waarin initiatief en innovatie worden gewaardeerd.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en ruimte voor professionele groei en ontwikkeling.

Wat we van je vragen Opleiding en Ervaring:

• Je beschikt over een bachelor- of gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als executive assistant of als ondersteuning van een veeleisend team.
• Je hebt een flexibele en proactieve mindset en weet prioriteiten te stellen in een drukke werkomgeving.

Vaardigheden en Competenties:

• Taalvaardigheid: Je bent volledig vloeiend in zowel Nederlands als Engels (spreken, lezen & schrijven).
• Technische vaardigheden: Je beheerst MS Office uitstekend (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) en pikt nieuwe systemen en processen snel op.
• Communicatie: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet op alle niveaus helder te communiceren.
• Stressbestendigheid: Je blijft kalm en georganiseerd, zelfs in een dynamische en soms stressvolle omgeving.
• Flexibiliteit: Je bent niet gebonden aan een standaard 9-tot-5 mentaliteit en voelt je thuis in een omgeving waar flexibiliteit en dynamiek centraal staan.

Over het bedrijf

Ons avontuur bij Samsung begon in 1969 op Schiphol, gedreven door de ambitie om technologische grenzen te verleggen en menselijke ervaringen te verrijken. We zijn trots op onze integriteit en inzet voor sociale vooruitgang, waarden die de kern vormen van onze bedrijfscultuur.

Wat ons onderscheidt is onze toewijding aan innovatie en de groei van onze medewerkers. Met initiatieven zoals Samsung University en het Health & Wellbeing-programma, bieden we een omgeving die professionele en persoonlijke ontwikkeling stimuleert, terwijl werk en welzijn harmonieus worden gecombineerd.

Voel jij je aangetrokken tot een dynamisch en ambitieus team en wil je werken op Schiphol? Zie jij jezelf al deel uitmaken van onze gemeenschap?

#ASA