Projectsecretaris Huisvesting

In deze unieke rol speel jij een cruciale projectbeheersingsrol voor ons nieuwe gebouwen. Wij staan namelijk aan de vooravond van een van de grootste huisvestingstransities in de historie van de KB. Gedurende een periode van 10 jaar renoveren en herbouwen wij ons pand in Den Haag, waarbij zowel de publieke functie als de kantoorfunctie volledig moeten worden gewaarborgd. Dit betekent aan de ene kant dat de toegang tot de collectie en de openbare dienstverlening te allen tijde beschikbaar moet blijven, zelfs wanneer de organisatie tijdelijk elders gehuisvest wordt. Aan de andere kant betekent dit dat de KB-medewerkers in een prettige werkomgeving hun werk moeten kunnen blijven doen. Naast dit omvangrijke bouwtraject gaan wij komende tijd ook starten met de bouw van een nieuw boekenmagazijn in de buurt van Delft waar binnen enkele jaren ook de collectie naar toe verhuisd moet worden.

Binnen deze omvangrijke bouwtrajecten zorg jij er in samenwerking met de Senior Adviseur Huisvesting en de kwartiermaker Nieuwe Boekenmagazijn voor dat alle processen soepel verlopen. Jij bewaakt de voortgang, coördineert de verschillende overleggen en houdt overzicht over de planning. Je bent de spin in het web die de belangen van de organisatie begrijpt en zorgt dat alle interne en externe stakeholders goed geïnformeerd en betrokken blijven. In een complexe omgeving waar politiek, ruimtelijke inrichting en bouwtrajecten samenkomen.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteuning van de Senior Adviseur Huisvesting: Je zorgt voor een gestructureerde planning en bewaakt de governance en besluitvorming binnen de verschillende huisvestingstrajecten.
• Verbindende rol tussen stakeholders: Je schakelt moeiteloos tussen interne teams en externe partners (zoals de gemeente Den Haag, het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en het Ministerie van OCW).
• Coördinatie en verslaglegging: Je bereidt interne en externe overleggen voor, woont ze bij, notuleert en bewaakt de besluitvormingsprocessen en de voortgang van actiepunten. Ook verzorg je de coördinatie en praktische zaken tijdens en voorafgaand aan de overleggen, van agendabeheer en facilitaire zaken tot het ontvangen van externe bezoekers.
• Proces- en projectbewaking: Je bewaakt de samenhang tussen de verschillende bouw- en verhuisprojecten en vertaalt deze naar concrete, behapbare stappen.
• Documentatiebeheer: Je zorgt voor een goed georganiseerde administratie en archivering van (project)documentatie.

Wat bieden wij?

• Een unieke kans om te werken aan een van de meest uitdagende huisvestingsprojecten binnen de publieke sector.
• Een functie waarin je nauw samenwerkt met strategische stakeholders en echt impact maakt.
• Een dynamische werkomgeving waarin je kunt meedenken over verbeteringen en efficiëntie in processen.
• Een inspirerende en collegiale werkomgeving binnen de nationale bibliotheek van Nederland.

Hoe is het om bij de KB te werken?
De KB is de nationale bibliotheek van Nederland en een innovatief kennisinstituut. Samen met meer dan 500 collega’s en diverse netwerkpartners werken we aan een toegankelijk en duurzaam bibliotheeklandschap. We maken alles wat over Nederland is geschreven toegankelijk, fysiek én digitaal, en dragen bij aan een samenleving waarin iedereen volwaardig kan meedoen.

Arbeidsvoorwaarden

• Bruto maandsalaris tussen € 3.458 en € 5.486 (schaal 10).
• Om te starten een dienstverband voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een goede werk-privébalans. Zo heb je 42 vrije dagen en praten we graag met je over thuiswerken en flexibele werktijden.
• Een dertiende maand (8,33%).
• 100% vergoeding van jouw OV-reiskosten.
• Pensioenopbouw via pensioenfonds ABP, waarbij de KB 70% van de premie betaalt.

Deze arbeidsvoorwaarden gelden voor een fulltime dienstverband van 40 uur per week. Voor deze vacature is een dienstverband voor 32-40 uur per week aan de orde. Lees meer over onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden op www.kb.nl/organisatie/vacatures-en-stages/uitstekende-arbeidsvoorwaarden.

Wat verwachten we van jou?

• Hbo-werk- en -denkniveau.
• Verbindend vermogen: Je weet diverse stakeholders effectief samen te brengen en zorgt voor een open en heldere communicatie.
• Ervaring met complexe projecten: Je hebt ervaring met het ondersteunen van bouw- of huisvestingstrajecten, bij voorkeur binnen een publieke of maatschappelijke context.
• Politiek-sensitief handelen: Je begrijpt de dynamiek binnen bestuurlijke en publieke organisaties en weet hoe je belangen effectief behartigt.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie: Je kunt complexe materie helder verwoorden en draagt bij aan gestructureerde verslaglegging.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding: Je denkt vooruit, organiseert en bewaakt de voortgang zonder constante sturing.

Solliciteren
Vragen over de functie? Stel deze aan Jasper Meester via 06-28232305 of via jasper.meester@kb.nl. De sluitingsdatum voor deze vacature is 18-05-2025 waarna wij beogen om in de week van 19-05-2025 de eerste virtuele kennismakingsgesprekken te gaan inplannen. Solliciteer via het sollicitatieformulier op de website.