Office management vacatures in Eindhoven

Zoek jij als ervaren Management Assistant een échte uitdagende functie?

Hooftaken:

• Voert operationele ondersteunende activiteiten uit voor senior management.
• Handelt proactief op alle reguliere verzoeken en handelt hiernaar, gebruikmakend van bestaande systemen en protocollen om ondersteuning te bieden aan het senior management of interne klanten.
• Werkt binnen gestandaardiseerde praktijken en procedures, algemene werkvoorschriften en beperkte supervisie van voortgang en resultaten.
• Stelt prioriteiten voor en handelt, na afstemming met senior assistent collega's of manager, waardoor het senior management kan doen waar zij goed in zijn.

Verantwoordelijkheden:

• Agenda- en E-mailbeheer: Plant vergaderingen in de agenda van (senior) managers. Boekt kamers en faciliteert en volgt de aanwezigheid bij vergaderingen in een complexer intern stakeholderveld.
• Screenen van mailboxen van (senior) managers op acties en afstemming met (senior) manager.
• Reis- en Onkostenbeheer :Coördineert, initieert en vraagt tijdig reizen aan, inclusief vluchten, hotels, vervoer en visa, met end-to-end procesverantwoordelijkheid. Heeft frequente afstemming met stakeholders en lokale contactpersonen (intern en extern) om de reisagenda te regelen. Hierbij stemt de assistent af met het reisbureau, andere partijen en houdt rekening met kosten en operationele efficiëntie.
• Projectmanagementondersteuning: Neemt deel aan of co-leidt toegewezen projecten. Assisteert bij verschillende afdeling gerelateerde projecten in planning, voorbereiding en opvolging van het project.
• Communicatie: Verstuurt aankondigingen en communicatie (bijv. Over nieuwe medewerkers en wijzigingen reactief).
• Delen van informatie met het assistententeam. Neemt de rol van ambassadeur op zich namens MSO.
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe partijen aan toegewezen managers of afdeling. Onderhoudt contact met verschillende stakeholders in het bedrijf, evenals bezoekers, klanten en/of leveranciers/externe relaties.
• Bezoekersbeheer: Zorgt voor uitnodigingen en ontvangen van bezoekers.
• Afstemming met andere betrokken partijen (bijv. Servicedesk, catering en anderen) en fungeert als hoofdcontactpersoon.
• Evenementenbeheer: Neemt deel aan de organisatie van afdelingsbijeenkomsten, inclusief de organisatie van evenementen van de manager, zoals offsites.
• Afstemming met relevante interne en externe stakeholders (bijv. HR, communicatie, leveranciers, gastsprekers) met betrekking tot beschikbaarheid, IT, presentaties, reizen.
• Vergaderbeheer: Bereidt vergaderagenda's voor, faciliteert vergaderingen door notulen te maken, tijdbeheer en opvolging van acties en beslissingen (bijv. Sprekers regelen, catering indien nodig).
• Bereidt en voert de jaarlijkse heartbeat uit in samenwerking met manager en assistent collega's.
• Verantwoordelijk voor het regelmatig maken van agenda analyses met betrekking tot tijdsbesteding, signaleert verbeteringsmogelijkheden en stemt af met senior management.
• Afstemming met IT-ondersteuning namens de manager indien nodig.
• Stakeholdermanagement: Anticipeert zelfstandig op en voldoet aan de behoeften van de klant. Balanceert de belangen van meerdere stakeholders. Heeft een goed begrip van interne en externe vereisten, verwachtingen en behoeften. Werkt nauw samen met meerdere interne stakeholders om de sectorale prestaties en samenwerking te verbeteren. Volgt op met stakeholders om ervoor te zorgen dat team/persoonlijke gerelateerde problemen worden opgelost door signalering, monitoring en rapportage over teamdynamiek, teammoraal en medewerkerstevredenheid, gebaseerd op eigen observaties en mensenkennis.

ASML, een succesvolle Nederlandse hightech onderneming, produceert complexe lithografie machines die chipproducenten inzetten voor de productie van IC's. ASML loopt voorop in de technologie en levert systemen aan alle toonaangevende chipfabrikanten over de hele wereld. De medewerkers van ASML behoren tot de creatiefste denkers in de natuurkunde, wiskunde, scheikunde, werktuigbouwkunde en software. Zij werken dagelijks samen in hechte multidisciplinaire teams waarin men naar elkaar luistert, van elkaar leert en onderling ideeën uitwisselt. Het is de ideale omgeving voor professionele ontwikkeling en persoonlijke groei.

Het hoofdkantoor van ASML is in Veldhoven.

Je ontvangt een contract van YER en wordt gedetacheerd bij ASML. Wij bieden:

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Uitdagende opdrachten
• Uitstekende begeleiding van je consultant en de backoffice van YER
• Ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief het YER Talent Development Programme met een persoonlijke coach
• Intensieve ondersteuning voor internationale kandidaten (inclusief Nederlandse lessen, hulp bij belastingaangifte en huisvesting)
• Samenwerkingsgericht en resultaat- en relatiegericht
• Vriendelijke sfeer en open cultuur
• Evenementen en masterclasses met interessante sprekers en aantrekkelijke bedrijven

Opleiding en ervaring

• Relevante mbo- of hbo-opleiding

Vaardigheden

• Goede communicatieve vaardigheden. Vloeiend in zowel gesproken als geschreven Engels, Nederlands is een pre.
• Ervaring met complex stakeholdermanagement, bij voorkeur in een internationale werkomgeving.
• Ervaring met complex internationaal agendabeheer, goede kennis van het Office 365-pakket en het faciliteren van hybride vergaderingen en evenementen.