Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Soest mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct toezicht en leiding van de gemeente Soest. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is.
Over de Gemeente Soest
Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo'n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.
Opdracht
Samen met de drie andere collega's verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.
Wat ga je doen?
- Beheren van complexe agenda's, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
- Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda's;
- Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
- Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
- Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
- Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
- Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
- Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.
Jouw Profiel
Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.
In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp'er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.
3 maanden - 32 uur - 1 FTE
Eisen:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W
- Aantoonbare afgeronde opleiding mbo niveau 4 in secretariële richting
Gunningscriteria:
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie;
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs;
- Aantoonbare werkervaring met Office 365;
- Aantoonbare werkervaring met Sharepoint;
- Beschikbaar per 1 mei 2025 voor minimaal 32 uur per week;